Weryfikacja faktur: koniec excela i worda? urząd skarbowy ostrzega!
Autonomiczne faktury w Excelu i Wordzie? To już niedaleko końca. Urząd Skarbowy wyraźnie sygnalizuje, że czas na profesjonalne rozwiązania. Nadchodzi VeriFactu, system, który ma na celu zwalczanie oszustw i zwiększenie kontroli nad obrotem gospodarczym, a dla wielu przedsiębiorców może oznaczać konieczność gruntownej zmiany przyzwyczajeń.
Co to jest verifactu i dlaczego to ważne?
VeriFactu to nowy system kontroli fiskalnej, wprowadzany przez Krajową Administrację Skarbową. Jego celem jest zapewnienie integralności, identyfikowalności i bezpieczeństwa faktur. System ten nakłada na programy do wystawiania faktur szereg rygorystycznych wymagań technicznych, obejmujących m.in. bezpieczne rejestrowanie faktur i możliwość ich weryfikacji. W praktyce oznacza to, że ręczne systemy, oparte na prostych arkuszach kalkulacyjnych, mogą nie spełniać tych standardów.
Zagrożenia dla użytkowników Excela i Worda. Wiele osób przyzwyczaiło się do tworzenia faktur w tych programach, wykorzystując szablony i automatyczne obliczenia. Jednakże, według ekspertów, takie praktyki mogą narazić przedsiębiorców na problemy z Urzędem Skarbowym, zwłaszcza jeśli systemy te są wykorzystywane do automatyzacji procesów księgowych. Używanie Excela do automatycznego obliczania podatku VAT lub generowania list faktur może być uznane za prowadzenie działalności bez spełnienia wymogów technicznych VeriFactu.
Kiedy verifactu wejdzie w życie?
Wprowadzenie systemu VeriFactu zostało podzielone na dwa etapy. Dla spółek kapitałowych wchodzi on w życie 1 stycznia 2027 roku, natomiast dla pozostałych przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą – 1 lipca 2027 roku. Choć terminy te mogą ulec zmianie, warto już teraz zacząć szukać alternatywnych rozwiązań.
Pamiętajmy, że Urząd Skarbowy oferuje możliwość dobrowolnego przystąpienia do systemu VeriFactu już teraz, aby ułatwić adaptację do nowych przepisów.
Kiedy excel i word są bezpieczne?
Nie wszystko stracone! Urząd Skarbowy doprecyzował, że używanie Excela i Worda nie jest całkowicie zabronione. Jeżeli wykorzystujemy te programy jedynie jako narzędzie do ręcznego wprowadzania danych, bez stosowania formuł czy automatyzacji, faktura może być traktowana jako równoważna ręcznie pisanej. Jednakże, w obecnej sytuacji, ostrożność i inwestycja w dedykowane oprogramowanie wydaje się być najrozsądniejszym rozwiązaniem.
Kluczem jest adaptacja. Wraz z nadchodzącymi zmianami, konieczność posiadania profesjonalnego oprogramowania do fakturowania stanie się nieunikniona. Przedsiębiorcy, którzy nie dostosują się do nowych wymogów, ryzykują problemy z Urzędem Skarbowym i potencjalne kary finansowe.
Według danych Ministerstwa Finansów, ponad 60% małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce wciąż wykorzystuje arkusze kalkulacyjne do wystawiania faktur. Czy są gotowi na zmianę? Czas się przekonać.